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Programa do Curso

Introdução aos sistemas de arquivo e Documentation Management

  • Tipos de sistemas de arquivo (alfabético, numérico, por assunto, geográfico)
  • Vantagens e desvantagens dos diferentes sistemas
  • Papel da documentação nas organizações
  • Requisitos legais e regulamentares

Criação de um sistema de arquivo eficaz

  • Avaliação das necessidades da organização
  • Seleção do sistema de arquivo adequado
  • Normalização das convenções de nomeação de ficheiros
  • Tipos de armários de arquivo e soluções de armazenamento
  • Técnicas de etiquetagem e indexação

Gestão de registos activos

  • Identificação de registos activos
  • Estratégias de gestão de registos activos
  • Criação de um plano de arquivo
  • Implementação e manutenção do plano de arquivo

Electronic Documento Management

  • Introdução aos sistemas electrónicos de gestão de documentos (EDMS)
  • Vantagens do arquivo digital
  • Melhores práticas para a digitalização de documentos
  • Gestão de documentos digitalizados

Ciclo de vida dos registos Management

  • Normas de criação de documentos
  • Capturar registos no sistema
  • Definir calendários de retenção
  • Conformidade legal e regulamentar para a retenção de registos
  • Eliminação segura e protegida dos registos

Segurança e confidencialidade

  • Protocolos de segurança para registos físicos e electrónicos
  • [Controlos e permissões de utilizador
  • Compreender a legislação e os regulamentos relativos à privacidade dos dados
  • Garantir a conformidade das práticas de documentação

Arquivamento e preservação

  • Métodos de arquivamento de registos
  • Soluções de armazenamento a longo prazo
  • Técnicas de conservação de registos físicos
  • Garantir a longevidade dos registos electrónicos

Implementação de boas práticas

  • Procedimentos operativos normalizados (SOPs)
  • Melhoria contínua dos processos de documentação

Resumo e próximos passos

Requisitos

  • Não são necessários pré-requisitos

Público-alvo

  • Gestores de escritório
  • Assistentes administrativos
 7 Horas

Treinamento Corporativo Personalizado

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